Żywe Muzeum Obwarzanka w Krakowie, to atrakcja turystyczna, która oferuje zajęcia w formie warsztatów. W odpowiedzi na rosnące zapotrzebowanie oraz wyzwania związane z zarządzaniem rezerwacjami, muzeum wprowadziło nowy system sprzedaży biletów online od Droplabs. Odważne podejście właścicielki i przeniesienie sprzedaży praktycznie w ponad 90% do Internetu przyniosło świetne wyniki. Współpraca z ekspertami Droplabs zaowocowała sporym zwiększeniem przychodów w niedużym obiekcie o ograniczonej liczbie gości. Nie był to jedyny efekt nowego rozwiązania. Odpowiednie korzystanie z systemu pomogło rozwiązać problemy, z którymi obiekt borykał się wcześniej oraz przyniósł dodatkowe benefity.
Właścicielka muzeum, Marta Krzyżek-Siudak opowiedziała nam podczas rozmowy o jej doświadczeniach pracy z systemem Droplabs – z jakimi wyzwaniami zmagano się przed jego wdrożeniem, oraz jakie przynosi efekty.
Jak to było przed on-linem?
„Za nic nie chciałabym wrócić do czasów sprzed postawienia na sprzedaż on-line.” Tymi słowami Pani Marta krótko skwitowała pytanie, czy aktualna forma sprzedaży biletów jest dla niej lepsza niż poprzednia. A skąd to wynika?
Żywe Muzeum Obwarzanka na samym początku prowadziło jedynie rezerwację miejsc na warsztaty, bez możliwości zakupu biletów z wyprzedzeniem. Po wprowadzeniu rozwiązania Droplabs, zakup biletu stał się dla klientów prostszy i łatwiejszy, a wiele procesów, takich jak płatność, czy wystawienie faktury, zostało zautomatyzowanych. Przełożyło się to między innymi na większą liczbę gości za czym idą zwiększone zyski. Jaki jeszcze wpływ miało postawienie na on-line?
Żywe Muzeum Obwarzanka na samym początku prowadziło jedynie rezerwację miejsc na warsztaty, bez możliwości zakupu biletów z wyprzedzeniem. Po wprowadzeniu rozwiązania Droplabs, zakup biletu stał się dla klientów prostszy i łatwiejszy, a wiele procesów, takich jak płatność, czy wystawienie faktury, zostało zautomatyzowanych. Przełożyło się to między innymi na większą liczbę gości za czym idą zwiększone zyski. Jaki jeszcze wpływ miało postawienie na on-line?
„No show i brak zaliczek”
Jednym z największych problemów, z którymi zmagało się muzeum, były nieopłacone rezerwacje, które kończyły się „no show”, czyli niepojawieniem się gości rezerwujących miejsce na warsztatach. To nie tylko marnowało zasoby, ale również uniemożliwiało innym zainteresowanym uczestnictwo w zajęciach. Ponieważ przy ówczesnym systemie klient nie opłacał wizyty z wyprzedzeniem, to Muzeum przejmowało całe ryzyko związane z brakiem obecności klienta. Obecne rozwiązanie znacznie zmniejszyło liczbę takich rezerwacji. Nie wpłynęło to jednak na elastyczne podejście do indywidualnych przypadków, takich jak choroba dziecka, co pozwala na zwrot biletu lub zmianę terminu. Jednak kiedy w dniu realizacji gość się nie pojawi bez wcześniejszego ustalenia z muzeum, jego miejsce jest opłacone, przez co obiekt nie ponosi strat.
Problematyczna była również obsługa rezerwacji grupowych. Przyjmowano je telefonicznie i mailowo. Wymagało to “ręcznej” obsługi wprowadzania danych czy procesowania płatności. Wdrożenie systemu online z zaliczką oraz regulaminem anulacji, który pozwala na zwrot lub zmianę terminu do 7 dni przed warsztatami, znacząco ułatwiło zarządzanie rezerwacjami. Dzięki rozwiązaniu Droplabs, proces jest bardziej zautomatyzowany, co oszczędza czas i niweluje możliwość pomyłek na tym obszarze.
Wysoka konwersja oraz duże „booking window„
Dzięki przejrzystemu i intuicyjnemu systemowi, spójnej komunikacji marketingowej oraz edukacji klientów co do przeniesienia procesu zakupu biletów do „on-line”, muzeum osiąga wysoką konwersję. Oznacza to, że duża liczba gości odwiedzających stronę obiektu, kupuje tam bilet.
Ponadto klienci muzeum obwarzanka stawiają na wczesną rezerwację biletów. Ponad 50% z nich rezerwuje miejsca wcześniej niż 1 dzień, a ponad 35% wcześniej niż tydzień. Jest to nie tylko „pewny” klient, który nie zostanie rozproszony innymi atrakcjami czy działaniami i nie zrezygnuje w ostatniej chwili. Tak wczesne informacje dają możliwości, opisane w poniższym punkcie.
Zarządzanie Obłożeniem
Dzięki nowemu systemowi muzeum zyskało większą kontrolę nad zarządzaniem obłożeniem warsztatów, umożliwiając dostosowanie godzin zajęć w zależności od poziomu sprzedaży. Dodatkowo dzięki wspomnianej wczesnej rezerwacji muzeum na kilka dni przed danym terminem może obserwować obłożenie i przygotowywać działania pod zmniejszony lub zwiększony ruch.
Nowy system online wyeliminował możliwe błędy związane z nakładaniem się warsztatów, co znacząco ułatwiło zarządzanie salami. Automatyzacja procesów anulacji rezerwacji oraz płatności usprawniła pracę działu rezerwacji, redukując czas potrzebny na ręczne zarządzanie tymi procesami.
Automatyzacja Faktur
System umożliwia automatyzację wystawiania faktur. Wcześniej wystawianie dokumentów płatniczych było bardziej skomplikowanym procesem. Klient musiał przesłać swoje dane, które musiały być ręcznie wpisane do systemu, faktura generowana była osobno i dopiero wysyłana do klienta. Dzięki Droplabs klient od razu podaje potrzebne informacje, a faktura jest generowana praktycznie automatycznie, co przyspieszyło procesy administracyjne i zmniejszyło ryzyko błędów. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, zamiast na manualnym wystawianiu dokumentów.
Raportowanie i zarządzanie informacjami o klientach
Nowy system umożliwia generowanie szczegółowych raportów sprzedaży oraz zarządzanie danymi klientów z jednego panelu. Dodatkowo, muzeum wprowadziło mechanizmy automatycznego zbierania opinii od klientów, co pomaga w monitorowaniu jakości usług i dostosowywaniu oferty do potrzeb zwiedzających. Zebrany feedback pozwala również optymalizować komunikaty marketingowe oraz zwiększa widoczność obiektu w internecie.
Aktualizacje i dostosowania Systemu
System sprzedaży Droplabs jest stale aktualizowany i dostosowywany do potrzeb użytkowników. Przykładowo w czasie współpracy z Żywym Muzeum Obwarzanka wprowadzono przypomnienia o wygasających linkach do płatności, co zwiększa skuteczność procesu rezerwacji oraz jest wygodne dla klientów, którzy dostają przypomnienie o konieczności dokończenia procesu.
Podsumowanie
Wdrożenie nowego systemu sprzedaży online w Żywym Muzeum Obwarzanka pozytywnie wpłynęło na zyski obiektu, proces zarządzania rezerwacjami i obłożeniem warsztatów. Zredukowało również liczbę nieopłaconych rezerwacji zajmujących zasoby, zautomatyzowało procesy administracyjne i zwiększyło wygodę zarówno dla klientów, jak i pracowników. Muzeum jako nieduży obiekt turystyczny, przeprowadziło skuteczną rewolucję w sprzedaży stawiając w ponad 90% na on-line i stanowi przykład, jak odpowiednio używany system Droplabs może wspierać rozwój atrakcji turystycznych i podnosić jakość świadczonych usług.
A co o przejściu na on-line z Droplabs myśli sama właścicielka Żywego Muzeum Obwarzanka?
„Ułatwia życie i to pod wieloma względami. Raz, że daje to przewidywalność, tak, że można kontrolować obłożenie z wyprzedzeniem. Po drugie daje możliwość zarządzania obiektem z każdego miejsca, w dowolnym czasie. Dostęp do tego rozwiązania mam nie tylko ja, ale też kilku pracowników. I to jest ogromne ułatwienie. Rozwiązanie Droplabs automatyzuje też mnóstwo rzeczy, o których rozmawialiśmy wcześniej. Tak naprawdę wszystko sprowadza się do jednego – Droplabs po prostu ułatwia życie i prowadzenie biznesu.”
